In 5 stappen naar een succesvolle implementatie

Implementatie staat of valt met een doordachte planmatige aanpak. Dat kost in het begin extra tijd, maar die tijd haalt u later weer in. Bovendien wordt de kans op succes vele malen groter. José Maessen (staffunctionaris Kwaliteit en Veiligheid, MUMC+) leidt u in vijf stappen naar een succesvolle implementatie van samen beslissen.

 

Stap 1 Beschrijf de gewenste zorg en het daarbij behorende zorgproces.
Als het zorgproces op alle fronten samen beslissen ondersteunt, dwing je verandering af. Bepaal hoe het ideale zorgproces voor samen beslissen eruit ziet: wie bepaalt welke behandelopties er zijn, wie bespreekt de opties met voor- en nadelen, wie geeft uitleg aan de patiënt en wie neemt de beslissing samen met de patiënt. Zo kun je bepalen dat je in het multidisciplinair overleg opties bespreekt, dat je deze in het dossier vastlegt, en dat de patiënt bedenktijd krijgt en een tweede consult voor de definitieve beslissing valt.

Stap 2 Doe een nulmeting en formuleer concrete doelstellingen.
Ga na waar de gewenste zorg afwijkt van de huidige zorg. Wat doet het ziekenhuis/ de afdeling al en waar wordt nog afgeweken van het ideaalplaatje? Een volledige nulmeting is gericht op het zorgproces, de organisatiestructuur en het gedrag in de spreekkamer. Zo breng je heel nauwkeurig in beeld wat goed gaat en wat nog moet veranderen. Een nulmeting is een essentieel onderdeel van implementatie. Het maakt de noodzaak tot verandering duidelijk. Zonder goede nulmeting kun je ook nooit evalueren wat je hebt bereikt.
Vat daarna de gewenste veranderingen in concrete subdoelstellingen. Bijvoorbeeld: binnen een jaar willen we dat 80% van de patiënten een eerste en een tweede diagnose/behandelgesprek krijgen. Of: binnen een halfjaar bepalen we in het multidisciplinair overleg (MDO) voor 90% van de patiënten niet meer één behandeling, maar behandelopties. Formuleer de subdoelstellingen SMART: specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch en tijdgebonden.

Stap 3 Voer een probleemanalyse uit.
Evalueer waar je tegenaan gaat lopen als je de huidige zorg verandert naar de gewenste zorg. Welke factoren zullen de verandering bevorderen en welke factoren zullen de verandering belemmeren? Wat verwacht je als je het proces wilt veranderen? En waar voorzie je op voorhand al problemen? Belemmerende factoren zijn vaak: geen tijd voor uitvoerige voorlichting, geen ruimte voor een extra polikliniekbezoek of geen budget voor de inzet van een verpleegkundig specialist.

Stap 4 Maak een plan van aanpak en voer dit uit.
Bedenk hoe je de concrete doelstellingen realiseert. Richt je hierbij op belemmerende en bevorderende factoren. Denk bijvoorbeeld aan het aanpassen van het elektronisch dossier, waarin behandelopties worden opgenomen (proces). Of het aanstellen van een verpleegkundig specialist om patiënten voor te lichten over de verschillende behandelopties (structuur). Als gemeten is dat het gesprek in de spreekkamer beter kan op bepaalde punten (gedrag), kun je daar gericht een training voor geven of supervisie voor organiseren.

Stap 5 Evaluatie en bijstelling
Door na de implementatie opnieuw te meten, wordt duidelijk wat er is bereikt en wat nog beter moet. In feite herhaal je de nulmeting. Stel van tevoren vast wanneer je welke doelstelling gaat evalueren. Sommige doelen (verandering in het dossier) kunnen na drie maanden worden geëvalueerd, andere na zes maanden. Op basis van de evaluatie stel je de doelen en het plan van aanpak weer bij. Implementatie van samen beslissen vraagt een continu proces van evalueren en bijstellen.

 

Deze lessen stonden op 31 mei centraal in een themabijeenkomst voor de umc’s vanuit het NFU-consortium Kwaliteit van Zorg en de ziekenhuizen die deelnemen aan het implementatieprogramma Beslist Samen! 
Het standaardwerk over implementatie van innovaties in de zorg is het boek ‘Implementatie, effectieve verbetering van patiëntenzorg’ van Richard Grol en Michel Wensing.